UNIDAD 2
FORMULARIOS
E INFORMES
LOS FORMULARIOS
Los formularios sirven
para definir pantallas generalmente para editar los registros de una
tabla o consulta y así poder introducir información. De este modo, estamos
accediendo a los datos pero a través de una interfaz más cómoda y atractiva.
En esta unidad
veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.
Creando el formulario
Para crear un
formulario existen varias alternativas:
- Vista
Diseño abre un
formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario
creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño
de un formulario.
- Asistente
para formularios utiliza
un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del
formulario.
- Autoformulario consiste en crear automáticamente
un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta
origen.
Según el tipo de
formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentará
los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en
la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa
opción. Por ejemplo, “Autoformulario: en
columnas” presenta cada registro en una pantalla mientras que “Autoformulario: en tabla” presenta
varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila.
Para poder utilizar
esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro “Elija la tabla o consulta de donde proceden
los datos del objeto:” con el nombre del origen del formulario. Este
será el único dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de
autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.
El asistente para formularios
Para arrancar el
asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o
bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la
opción Crear un formulario
utilizando el asistente.
Aparece la primera
ventana del asistente:
En esta ventana nos
pide introducir los campos a incluir en el formulario.
Primero
seleccionamos la tabla o consulta de donde sacará los datos del
cuadro Tablas/Consultas; éste
será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo
mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como
origen del formulario esa consulta.
A continuación
seleccionamos los campos a incluir en el formulario y elegimos
la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un
formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el
formulario con esa distribución.
Una vez seleccionada
la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y
aparece una pantalla en la que elegimos el estilo que queremos dar al
formulario. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
Finalmente, le
decimos qué título tendrá
Una vez que creamos
el formulario, podemos abrirlo en Modo Diseño para hacerle los retoques que
queremos.
La vista de diseño de un formulario
La vista diseño es
la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de
los controles que veremos más adelante.
- Para entrar en la vista diseño
debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con
el Formulario seleccionado y a continuación hacemos clic en
el botón
. Nos aparece la ventana Diseño de
formulario:
- El área de diseño consta de tres
secciones:
- La sección Encabezado de
formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
- La sección Detalle, en ella
aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o
uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, debemos indicar en la
sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
- La sección Pie de formulario, en
ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Alrededor del área
de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a
colocar los controles dentro del área de diseño.
El cuadro de herramientas
Para definir qué
información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo
que llamamos controles. Un control no
es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como
decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos,
un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un
rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más
legibles.
En el
cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que
se pueden añadir al formulario.
El cuadro incluye
los siguientes tipos de controles:
- Etiqueta
sirve para visualizar un texto
fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su
propiedad Título. - Cuadro de texto
se utiliza mayoritariamente para
presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este
tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos
el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato
en el origen. Los cuadros de texto también pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un
cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un
cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la
propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la
tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de
cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en
este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =. - Grupo de opciones
Se utiliza para presentar un
conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil
seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el
valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez.
Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o
un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones
consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de
verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos
en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda
a definir el grupo de opciones. - Botón de alternar
, se suele utilizar para añadir una
nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar
para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el
valor Sí, el botón aparecerá presionado. - Botón de opción
, se suele utilizar para añadir una
nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo
de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá
este aspecto 
, sino, este otro 
. - Casilla de verificación
, se suele utilizar para añadir una
nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo
de tipoSí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá
este aspecto 
, sino, este otro 
. - Cuadro combinado
. En muchos casos, es más rápido y fácil
seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo.
Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha
introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente
espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar
un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el
almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la
desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un
cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a
definir el control. - Cuadro de lista
. A diferencia del cuadro combinado en
el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento.
Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o
más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos
un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a
definir el control. - Botón de comando
. Un botón de comando permite ejecutar
una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar
el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo
se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se
presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que
permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas
distintas. - Control imagen
para insertar imágenes en el formulario,
esta imagen no variará al cambiar de registro. - Control ficha
, se utiliza cuando queremos presentar
para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sóla
pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.
También podemos
agregar un subformulario 
. Un subformulario es un formulario que se
inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el
formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación
formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy
eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación
uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos
de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos
matriculados en cada curso.
. Un subformulario es un formulario que se
inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el
formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación
formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario
principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy
eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación
uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos
de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos
matriculados en cada curso.
El formulario
principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que
el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el
registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo
los alumnos matriculados en el curso activo).
Trabajar con controles
Podemos añadir al
formulario cualquier control que necesitemos, podemos eliminar controles o
modificar los ya existentes.
En el Cuadro de
Campos aparecen todos los campos del origen del formulario, es decir, de la
tabla a la cual se refiere.
Si
queremos añadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen,
abrir el cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que
queremos añadir, y arrastrarlo hasta el formulario
Para alinear
varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero
tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de
forma más cómoda. Seleccionamos los controles a alinear, desplegamos el
menú Formato, el menú Alinear y elegimos la opción deseada según
queramos alinear los controles a
la izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrícula.
Si queremos que
varios controles tengan el mismo tamaño para dejar nuestro formulario más
homogéneo y agradable a la vista tenemos una herramienta muy útil, la
opción Tamaño del menú Formato.
También podemos
cambiar y ajustar la distancia entre los controles.
En fin, vamos
trabajando con el aspecto del formulario hasta que lo dejamos como nos
interesa.
LOS INFORMES
Los informes
básicamente son listados en los que se presentan los datos. Puede ser para
mostrarlos por pantalla o para imprimirlos.
Al igual que en el
caso de los formularios, el informe depende de los datos con los que vamos a
trabajar, es decir, de la tabla. Y también nos conviene crearlo usando el
asistente y modificarlo una vez que está creado, dándole el aspecto que más nos
guste.
Una de los aspectos
más ventajosos de los informes, es la capacidad de definir totales y subtotales
que pueden agrupar datos. Por ejemplo, a partir de una tabla EMPLEADOS
podríamos hacer un informe en el que dividimos a los empleados según la oficina
en la que trabaja, y obtenemos el total de sueldos a pagar por oficina.
Si bien el origen de
registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas
de la base, no es necesario que un informe contenga todos los campos de cada
una de las tablas o consultas en las que está basado.
Como dijimos antes,
el asistente permite crear distintos tipos de informes con rapidez. El
asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que
obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista
Diseño
Aquí es donde
podemos ordenar y agrupar datos. Se
pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente por cualquiera de
los campos. También se pueden agrupar los registros de uno o más campos, y
mostrar subtotales y totales en un informe.
PRÁCTICA 3
Formularios
e Informes
- Para la tabla CLIENTES de
- Colocar como título del Formulario
“Alta de Clientes”
- El campo Cli_Moroso debe ser en forma
de Botón
- Para la tabla PEDIDOS de
- El formulario se llamará FORM_PEDIDOS
- Debe ser de tipo Tabular
- Para la tabla CLIENTES de
- Debe
mostrar los campos Cli_Nro, Cli_Apellido, Cli_Nombre, Cli_Tfno,
Cli_DNI, Cli_Ciudad y Cli_Provincia
- Debe
estar ordenado por Apellido y Nombre del cliente.
- Para la
tabla PEDIDOS de
- Agrupado por producto y ordenado por fecha
- Mostrar los subtotales y totales del precio y de los gastos de
envío.
