UNIDAD 2 - 3ER. AÑO

UNIDAD 2

FORMULARIOS E INFORMES

LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta y así poder introducir información. De este modo, estamos accediendo a los datos pero a través de una interfaz más cómoda y atractiva.

En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.

Creando el formulario

Para crear un formulario existen varias alternativas:

• Vista Diseño abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.
• Autoformulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.

Según el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo, “Autoformulario: en columnas” presenta cada registro en una pantalla mientras que “Autoformulario: en tabla” presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila.

Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro “Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto:” con el nombre del origen del formulario. Este será el único dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.

El asistente para formularios

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde sacará los datos del cuadro Tablas/Consultas; éste será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario y elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece una pantalla en la que elegimos el estilo que queremos dar al formulario. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.

Finalmente, le decimos qué título tendrá

Una vez que creamos el formulario, podemos abrirlo en Modo Diseño para hacerle los retoques que queremos.

La vista de diseño de un formulario

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.

• Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón . Nos aparece la ventana Diseño de formulario:

• El área de diseño consta de tres secciones:
• La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.
• La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
• La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

El cuadro de herramientas

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.

En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

• Etiqueta  sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.
• Cuadro de texto  se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.
• Grupo de opciones  Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
• Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.
• Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto  , sino, este otro .
• Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipoSí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto  , sino, este otro .
• Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utilizar un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
• Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
• Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas.
• Control imagen  para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de registro.
• Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sóla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.

También podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).

Trabajar con controles

Podemos añadir al formulario cualquier control que necesitemos, podemos eliminar controles o modificar los ya existentes.

En el Cuadro de Campos aparecen todos los campos del origen del formulario, es decir, de la tabla a la cual se refiere.

Si queremos añadir otro tipo de control como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que queremos añadir, y arrastrarlo hasta el formulario

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda. Seleccionamos los controles a alinear, desplegamos el menú Formato, el menú Alinear y elegimos la opción deseada según queramos alinear los controles a la izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrícula.

Si queremos que varios controles tengan el mismo tamaño para dejar nuestro formulario más homogéneo y agradable a la vista tenemos una herramienta muy útil, la opción Tamaño del menú Formato.

También podemos cambiar y ajustar la distancia entre los controles.

En fin, vamos trabajando con el aspecto del formulario hasta que lo dejamos como nos interesa.

LOS INFORMES

Los informes básicamente son listados en los que se presentan los datos. Puede ser para mostrarlos por pantalla o para imprimirlos.

Al igual que en el caso de los formularios, el informe depende de los datos con los que vamos a trabajar, es decir, de la tabla. Y también nos conviene crearlo usando el asistente y modificarlo una vez que está creado, dándole el aspecto que más nos guste.

Una de los aspectos más ventajosos de los informes, es la capacidad de definir totales y subtotales que pueden agrupar datos. Por ejemplo, a partir de una tabla EMPLEADOS podríamos hacer un informe en el que dividimos a los empleados según la oficina en la que trabaja, y obtenemos el total de sueldos a pagar por oficina.

Si bien el origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas de la base, no es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Como dijimos antes, el asistente permite crear distintos tipos de informes con rapidez. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño 

Aquí es donde podemos ordenar y agrupar datos.  Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente por cualquiera de los campos. También se pueden agrupar los registros de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un informe.

PRÁCTICA 3

Formularios e Informes

1. Para la tabla CLIENTES de la Práctica 1, generar el formulario de entrada de datos correspondiente según las siguientes indicaciones:
1. Colocar como título del Formulario “Alta de Clientes”
2. El campo Cli_Moroso debe ser en forma de Botón

2. Para la tabla PEDIDOS de la Práctica 1, generar el formulario de entrada de datos correspondiente según las siguientes indicaciones:
1. El formulario se llamará FORM_PEDIDOS
2. Debe ser de tipo Tabular

3. Para la tabla CLIENTES de la Práctica 1, generar el informe correspondiente según las siguientes indicaciones:

1. Debe mostrar los campos Cli_Nro, Cli_Apellido, Cli_Nombre, Cli_Tfno, Cli_DNI, Cli_Ciudad y Cli_Provincia
2. Debe estar ordenado por Apellido y Nombre del cliente.

4. Para la tabla PEDIDOS de la Práctica 1, generar el informe correspondiente según las siguientes indicaciones
1. Agrupado por producto y ordenado por fecha
2. Mostrar los subtotales y totales del precio y de los gastos de envío.